Verslag en besluitenlijst ALV 18 april 2024, 19.30 uur in K38 Roden.
|
Aanwezig: |
Bestuursleden: Jelly van den Bosch (voorzitter), Sonja Leutholff en Aart Kooijman. |
|
|
Leden: Magda Balvers, Ans Courtier, Maxelant Harmsze , Rianne Kooijman, Atty van der Mark |
|
|
(wat later), Mariet Schedler en Marijtje van der Veen. |
|
|
Lisette Overduin, administratief medewerker (verslag). |
|
Afwezig mk:
|
Henk van Donk, Arien de Groot, Thea Hoek, Inka Markwoski en Wilhelmina Zoutewelle |
|
|
|
|
|
Aktie |
1. Opening:
Jelly opent de vergadering en heet een ieder welkom.
2. Mededelingen:
Noordenveld Culturele gemeente in 2025-2026
De gemeente ontbreekt het aan menskracht om dit adequaat op te pakken en heeft daarom hiervoor een vacature uitgezet. Het thema is nog niet bekend en een planning is er ook nog niet. In mei zal een eerste bespreking plaatsvinden. De inwoners van gemeente Noordenveld worden hiervoor uitgenodigd. Gemeente Noordenveld is de laatste op rij in de provincie Drenthe als ‘culturele gemeente’.
Cultuurcoach Sacha Kraan is wat betreft kunst niet het aanspreekpunt.
3. Verslag Algemene Ledenvergadering van 7-23-2023:
Het verslag wordt vastgesteld. N.a.v. het verslag:
4. Statutenwijziging K38: Nu de CKR is opgeheven heeft dat consequenties voor wat betreft de rechtspositie c.q. zeggenschap van Verkuno. In de aangepaste statuten van K38 blijft Verkuno met één bestuurslid , te weten Sonja, vertegenwoordigd in het bestuur van K38. Voorheen was dit aantal twee en was ook Atty namens Verkuno bestuurslid K38.
4. Jaarverslag 2023:
Jelly heeft het jaarverslag gefabriceerd en toegezonden.
Opgemerkt wordt dat hier weer heel veel tijd en energie door Jelly in is gestoken, waarvoor dank. Het ziet er mooi uit. De illustraties zijn goed gekozen. Per pagina van het verslag is inhoudelijk toelichting mogelijk:
Blad 1 – 2 Werkgroepen: “toelatingscommissie” het rooster van aftreden moet nog worden opgesteld.
“Lief en leed” : Mariet en Ans melden zich aan voor deze werkgroep.
Blad 3 “P.R. Roden”: voor het rondbrengen van de folders is op dit moment geen persoon beschikbaar.
Het bestuur stelt voor dat hiervoor iemand met vergoeding aangetrokken mag worden. Het voorstel wordt aangenomen.
Blad 4 Typefout in de naam Ansje van den Muyzenberg. Jelly
Inventaris: de Banner staat in K38 en de (oude) DVD is niet meer aanwezig.
5. Werkplan 2024:
Het Verkuno Werkplan 2024 is door Jelly opgesteld en toegezonden. N.a.v. het werkplan:
Onderbezetting door openstaande vacature bestuurssecretaris. Jelly neemt deze functie naast haar voorzitterschap ook waar.
Lustrum: de datum van de opening op 10 mei 2024, zou wat meer aandacht moeten krijgen in het Werkplan.
6. Vacature bestuurlijk secretaris:
Aan de leden is gevraagd wie iemand kan aandragen voor deze functie, mag eventueel ook een (nog) niet lid zijn. Graag vóór 1 juli a.s. de suggesties aandragen bij het bestuur. De ALV besluit dat in geval zich niemand voor de functie bestuurssecretaris meldt, het bestuur een 2evrijwilliger met vrijwilligers vergoeding kan aantrekken.
7. Rooster van aftreden:
Gelet de onderbezetting heeft het bestuur nog niet een rooster van aftreden opgesteld.
8. Financieel jaarverslag 2023 en begroting 2024:
Lisette deelt het financieel jaarverslag 2023 en de begroting 2024 Verkuno uit en geeft een toelichting.
Het financieel jaarverslag 2023 en de begroting 2024 OARN wordt later nog verstrekt. Aart geeft de toelichting alvast.
9. Controle kascommissie:
Heeft door omstandigheden nog niet plaatsgevonden. Het verslag zal z.s.m. worden toegezonden.
10. Toegankelijkheid website Verkuno:
Het bestuur overweegt een ander systeem in te voeren voor de beschermde pagina van de website van Verkuno. Gedacht wordt aan het maandelijks wijzigen van een wachtwoord dat dan aan de leden kan worden toegezonden. Waarschijnlijk zal dit met name in het begin tevens het effect hebben dat meer leden de website en het beschermde gedeelte zullen bezoeken.
11. Verkoop- en betalingsafspraken exposities (toegezonden noodkreet van Lisette):
Lisette verzoekt de instructie aan de suppoosten voor de verkoopformulieren te verbeteren. Van de vorige expositie waren maar 3 van de 7 verkoopformulieren correct ingevuld. Daarnaast werden bedragen contant ontvangen, maar onjuist of niet afgedragen c.q. niet beheerd. Ook werden weer aankopen via de pin van K38 betaald. Al met al een onwenselijke situatie. Het kost niet alleen veel tijd om alles uit te zoeken, maar de kunstenaars moeten hierdoor onnodig langer op hun geld wachten. Voorts dienen kosten via kasbonnen gedeclareerd te worden bij Lisette waarna de declaraties per persoon rechtstreeks worden uitbetaald.
12. Verkuno 25 jaar! (zie toegezonden programma):
Jelly meldt dat er binnenkort een interview in De Krant zal verschijnen en op 30 april een grote advertentie in De Krant. De advertentie heeft een mooie uitstraling en is wellicht te gebruiken voor een flyer.
10 Mei 2024 om 16.00 uur vindt de opening door de burgemeester Smid plaats, waarna de receptie aanvangt.
Aart doet verslag van zijn bezoek aan de Cuisinerie m.b.t. het menu en kosten van het jubileumdiner (30 juni 2024). Deze zondag is de Cuisinerie voor Verkuno gereserveerd (gesloten voor overige gasten).
Het Lustrum-programma is tevens op de website www.verkuno.nl te bekijken.
13. K38:
a. Op 13 februari 2024 zijn de nieuwe statuten van K38 bekrachtigd met instemming van Verkuno. Volgens die statuten levert Verkuno één bestuurslid. Dit is momenteel Sonja. Atty is afgetreden.
Jelly bedankt namens Verkuno Atty voor haar inzet en overhandigt haar als blijk van waardering een boekenbon.
b. K38 geeft Verkuno als cadeau voor het Lustrum de kosten voor vrij entree voor deze expositie.
Sonja zal, namens Verkuno, het bestuur van K38 bedanken.
14. Wat ’N Kunst 7 en 8 september 2024:
Bij deelname moet 7 september een kraam bemenst worden. Wie willen dit doen? Kan ook door meerdere leden die elkaar opvolgen voor een paar uur. Op woensdag 24 april om 19.30 uur is er een informatie bijeenkomst in de Winsinghhof.
Vorig jaar moest Verkuno op het laatste afhaken omdat er geen bemensing was. De kraam kan aangekleed worden met folders, kunstwerken. Ook de Banner kan gebruikt worden.
Atty, Maxelant en Rianne melden zich aan om deze dag de Kraam in te vullen.
15. Ditzumer Kunsttage:
Mogelijkheid voor deelname door Verkuno van werken van de expositie ‘verkuno 25 jaar”. Betreft het laatste weekend van oktober. Kosten € 25,-- per kunstenaar in principe. De opening s zaterdag 12.00 uur. Het opbouwen kan vanaf vrijdagmiddag. Waarschijnlijke ruimte voor een paar werken, twee, drie of vier per kunstenaar. Zondag om 17.00 is de sluiting. Courtage 10%. Voor de werkgroep Ditzumer Kunsttage melden zich: Aart, Ans, Maxelant en Rianne. De werkgroep doet een voorstel over de kosten en welke daarvan voor de vereniging kunnen komen.
Ditzum ligt op ca, 1 uur rijden vanaf Roden, waardoor overnachting niet nodig is.
16. Programma 2025:
Thema Vrijheid nu, werkgroep Atty en Sonja, mits er aanvulling komt. Atty en Sonja sturen zelf mailtje naar de leden voor de werkgroep.
Thema Onlande: Met het oog op de rol die Verkuno hierin kan spelen is die voor ons niet interessant. In feite wordt slechts een locatie gezocht. Sonja zal Jan van der Kolk berichten dat het voor K38 wel wat kan zijn.
17. De koelwaterhal in Zwolle:
Mariet en Ans gaan de koelwaterhal bezoeken om te onderzoeken of deze locatie wellicht in aanmerking komt voor een expositie van Verkuno in 2026.
18. Rondvraag en sluiting:
Marijtje: rondleidingen educatie K38: Marijtje meldt dat de werkgroep educatie K38 de rondleidingen van (school) kinderen zelf doet en niet door derden.
Ans: Flyer layout: Ans vindt dat de layout van de flyers aan verandering toe is. Aan Ans wordt geadviseerd dit in een mail te zetten, dan kan dit aan de leden gezonden worden en mochten daar meer leden zo over denken dan kan het door het bestuur besproken worden met K38.
Magda: Hoe is het met het idee van Aart: demonstratie 3D printen? Aart komt hier op terug.
Rooster van aftreden K38: Jelly vraagt Sonja dit op de agenda van de bestuursvergadering K38 te zetten.
K38: heeft inmiddels een nieuwe voorzitter: de heer Geert Wolters.
Jelly sluit de vergadering rond 22.30 uur en dankt een allen voor hun aanwezigheid.
Er is nog gelegenheid om onder het genot van een hapje en drankje na te praten.
Uitnodiging voor de Algemene Ledenvergadering van Verkuno op
donderdag 10 oktober 2024 in K38, aanvang 19.30 uur (inloop 19.15 uur).
AGENDA
1. Opening
2. Mededelingen
a. Ida van der Lee, Diana Large, Aly van der Woude hebben we als nieuwe leden welkom kunnen heten. Zie bijgaande actuele ledenlijst. Rachel Climo wordt binnenkort bezocht door de toelatingscommissie. De nieuwe leden worden in het vervolg bij wijze van welkom het eerste volledige jaar vrijgesteld van contributie.
b. Verkuno heeft K38 als lustrum-cadeau een draadloze microfoon geschonken.
c. De knop intern van de website van Verkuno blijft ter wille van de toegankelijkheid tot nader order de toegangscode Verkuno1999 behouden. Het Huishoudelijk Reglement zal hierop worden aangepast.
3. Verslag Algemene Leden Vergadering 18-4-2024 (reeds toegezonden doch nogmaals bijgaand)
4. Vacatures Verkuno
Het bestuur kampt sinds 25 februari 2022 met een chronische onderbezetting. Henk is om gezondheidsredenen afgetreden als penningmeester en Lisette moet wegens drukke werkzaamheden per 1-1-2025 stoppen.
Wij doen dan ook met klem een beroep op alle leden om oplossingen te bedenken voor het invullen van onze vacatures, tw:
1. Bestuursleden: secretaris en penningmeester
2. Secretariële ondersteuning tegen vrijwilligersvergoeding (Inwerkfase ca 6 uren per maand. Kan uitgroeien tot ca 10 uren per maand)
3. Boekhoudkundige ondersteuning tegen vrijwilligersvergoeding (ca 10 uren per maand)
(Functie 2 en 3 kunnen ook worden samengevoegd tot de functie ‘administratieve ondersteuning’)
5 Voorstel aanpassing Huishoudelijk Regelement
Volgens de statuten dienen de bk-leden woonplaats of atelier te hebben in de gemeente Noordenveld. Deze vereiste geldt niet voor de kunstlievende leden. Verschillende malen zijn we benaderd door buiten Noordenveld wonende kunstenaars, die wel belangstelling voor Verkuno toonden. Wij wezen hen dan op de mogelijkheid om kunstlievend lid te worden om zo toch van onze plannen op de hoogte te blijven. Een betere oplossing lijkt ons een aanpassing van het Huishoudelijk Reglement met de volgende toevoeging: ‘De bk-leden hebben hun woonplaats of atelier in de gemeente Noordenveld behoudens ontheffing verleend door het bestuur na advies van de toelatingscommissie.’
6 De Werkgroepen
In de praktijk blijken enkele nadere afspraken zinvol. Deze kunnen worden toegevoegd aan het Huishoudelijk Regelement.
a. De expositiewerkgroepen raadplegen en hanteren de checklist als leidraad bij hun werkzaamheden.
b. Mocht een werkgroep af willen wijken van recent Verkuno-beleid, vereist dit vooraf toestemming van het bestuur.
c. Subsidieaanvragen dienen via het bestuur te worden ingediend.
d. Verslagen en begroting worden ook gestuurd naar het bestuur.
e. Nota’s van door de werkgroep aangegane verplichtingen worden door de werkgroep betaald en daarna bij het bestuur gedeclareerd. (Ook Kunstkrant en BK-info)
f. De expositiewerkgroepen benoemen zelf hun inrichtingscommissie. Met eventuele ondersteuning van derden worden vooraf duidelijke afspraken gemaakt over de supervisie van de inrichtingscommissie.
g. De duplicaten of kopieën van de verkoopformulieren blijven in het verkoopboek of worden per direct aan Lisette overgedragen. Van de aangegeven betalingsmethoden kan niet worden afgeweken, ook niet door onderhands afrekenen met een kunstenaar.
7 Programma 2026
In 2026 is Noordenveld Culture gemeente. Het thema is ‘Voeten in het veld’.
Verkuno organiseert in 2026 in K38 4 exposities van 5 weken.
Hoe gaan we dit alles invullen?
8 Terugblik activiteiten 2024
a. 19-1 t/m 11-2: ‘ Klein’, contactpersoon Atty van der Mark
b. 15-3 t/m 7-4: ‘Aaibaar’, contactpersoon Marijtje
c. 10-5: boekpresentatie ‘van VONK tot VLAM, inspiratie en werken van kunstenaars, (werkgroep Wilhelmina, Marleen en Jelly)
d. 10-5 t/m 2-6: ‘25 jaar Verkuno’, contactpersoon Jelly cq Werkgroep Lustrum expositie Mariet, Maxelant, Sonja
e. 11 en 12-5: Open atelier Route Noordenveld, contactpersoon Rianne, Aart
f. 2-6: gratis verloting 3 kunstwerken, contactpersoon Aart
g. 30-6: in kader van lustrum feestelijke bijeenkomst leden, contactpersoon Aart
h. 2-8 t/m 25-8: ‘Moeder Aarde’, contactpersoon Jelly cq Atty
i. 18-8 tot ca 1-9 Appingedam (Werkgroep Lustrum expositie Mariet, Maxelant, Sonja)
j. 7 (en 8)-9 ‘Wat ’N Kunst (werkgroep Atty, Maxelant en Rianne)
k. 4-10: in kader van lustrum feestelijke vrijwilligersbijeenkomst ism K38 (werkgroep Atty/Sonja en Henny/Janneke van K38 en Joke Bodde)
9 Rondvraag en sluiting
Ter informatie resterend Programma 2024
za 26 en zo 27-10 Ditzumer Kunsttage (werkgroep Aart, Ans, Rianne, Maxelant)
8-11 t/m 1-12 Onderweg, contactpersoon Jelly cq Henk
(Verkuno-deelnemers: Maxelant, Henk en event. Rachel)
Ter informatie Programma 2025
Ma 9-3 t/m zo 6-4 Oppervlak en Diepte (Inka, Maxelant, Sonja)
10 en 11-5: Verkuno OARN; contactpersoon Aart Kooijman
Ma 5-5 t/m zo 8-6 Vrijheid Nu (Sonja, Atty, Maxelant. PR deels ism Stichting Herdenken Noordenveld)
Ma 1-9 t/m zo 5-10 Boeken (Arien, Rianne, Maxelant, Sonja)
Ma 1-12 t/m zo 4-1-2026 SALON WERKGROEP NOG OPSTARTEN